Pentingnya SOP dalam Pemanfaatan Aplikasi Keuangan Desa

Pada 17-26 Januari 2016 INFEST menyelenggarakan pelatihan pengelolaan keuangan desa menggunakan aplikasi Mitra Desa untuk desa-desa dampingan di kabupaten Wonosobo untuk model open data keuangan desa. Desa-desa yang dilatih dalam 2 pekan tersebut di antaranya:

• Desa Kapencar, Kertek
• Desa Ngadikerso, Sapuran
• Desa Talunombo, Sapuran (Tambahan)
• Desa Ngalian, Wadaslintang
• Desa Parikesit, Kejajar (Tambahan)
• Desa Igirmranak, Kejajar

Kegiatan ini dilaksanakan di masing-masing desa dengan melibatkan semua aktor Pelaksana Teknis Pengelolaan Keuangan Desa (PTPKD). Selain itu, perangkat desa dari desa-desa tetangga yang satu wilayah kecamatan juga mengikuti pelatihan ini. Seperti wilayah kecamatan kejajar, semua desa dilibatkan dalam proses pelatihan aplikasi Mitra Desa yang dibagi dua tempat, yaitu di Desa Parikesit dan Igirmranak.

Saya meminta setiap desa di kecamatan Kejajar mengikuti pelatihan yang diselenggarakan INFEST supaya mereka tidak bingung lagi menggunakan aplikasi,  terang Iwan Widayanto, camat Kejajar.

Hal serupa juga terjadi di wilayah kecamatan Sapuran, Kertek, dan Wadaslintang. Desa-desa tetangga diikutkan dalam pelatihan aplikasi keuangan desa. Pelatihan tersebut difasilitasi oleh Muhammad Khayat dan Pandu Setyoaji dari INFEST, dibantu Astin Meiningsih Program Officer INFEST untuk wilayah Wonosobo.

Pentingnya SOP dan Berbagi Peran

Pelatihan Aplikasi Mitra Desa merupakan kegiatan lanjutan setelah desa dilatih tentang Pengelolaan Keuangan Desa. Masing-masing desa dampingan sudah mempunyai Standard Operasional Baku (SOP) sebagai mekanisme/sistem pengelolaan keuangan desa. Pembagian peran PTPKD yang berisi Kepala Desa, Sekretaris Desa, Bendahara, dan Pelaksana Kegiatan dirincikan dalam dokumen SOP pengelolaan keuangan desa mulai dari urusan dokumen yang dipegang/dikuasai, ukuran waktu (tenggat) sirkulasi dokumen, dan masing-masing tanggung jawab pelaporan juga terdistribusi kepada masing-masing peran.

Setelah desa paham bagaimana cara mengelola keuangan desa dengan pembagian tugas dan wewenang yang diatur dalam SOP Pengelolaan Keuangan Desa, maka mekanisme SOP bisa diimplementasikan menggunakan aplikasi sistem informasi keuangan desa. Dalam aplikasi tersebut, desa dapat mendigitalisasikan dokumen perencanaan (RPJMDesa, RKPDesa), penganggaran (APBDesa), penatausahaan (Buku Kas Umum, Buku Bantu Pajak, Buku Bantu Bank), dan mengelola dokumen pelaporan. Aplikasi ini dikembangkan berpedoman pada Permendagri 113/2015 tentang Pengelolaan Keuangan Desa, Perbup Wonosobo 75/2015 tentang Pengelolaan Keuangan Desa, dan Permenkeu 49/2016 tentang Tata Cara Pengalokasian, Penyaluran, Penggunaan, Pemantauan dan Evaluasi Dana Desa.

Simulasi SOP dalam Aplikasi Keuangan Desa

Dalam rangkaian pelatihan aplikasi keuangan desa ini, peserta lebih banyak diajak praktik langsung mengisikan dokumen perencanaan hingga penganggaran ke dalam aplikasi. Di tengah pelatihan juga disisipkan pengetahuan dan prinsip-prinsip pengelolaan keuangan desa.

Setelah peserta mengisi dokumen perencanaan hingga penganggaran, peserta diajak praktik simulasi pengajuan pendanaan hingga pertanggungjawaban dalam aplikasi. Peserta dibagi menjadi empat peran, yaitu Kepala Desa, Sekretaris, Bendahara, dan Pelaksana Kegiatan. Berikut gambaran kronologi simulasi SOP dalam aplikasi:

1. 1. Masing-masing aktor login/masuk ke aplikasi sesuai peran yang dibagikan;
   2. Pelaksana kegiatan atau Tim Pengelola Kegiatan (TPK) mengajukan Rencana Anggaran Biaya (RAB) dan Surat Permintaan Pembayaran (SPP) yang disesuaikan dengan kebutuhan;
   3. Sekretaris memeriksa (verifikasi) dokumen pengajuan, disesuaikan dengan dokumen penganggaran (APBDesa) yang sudah disahkan. Sekretaris dapat membubuhkan catatan hasil verifikasi dalam sistem.
   4. Kepala Desa menyetujui atau menolak pengajuan pendanaan. Terdapat dua tombol sakti untuk Kepala Desa, yaitu Setuju atau Tolak.
   5. Jika sudah disetujui Kepala Desa, Bendahara selanjutnya mencairkan dana sejumlah yang diajukan dan dipotong pajak sekaligus. Pada tahapan ini, sistem akan otomatis mencatat pengeluaran dan penerimaan pajak pada Buku Kas Umum dan Buku Bantu Pajak.
   6. TPK mempertanggungjawabkan pelaksanaan kegiatan (belanja) dengan mengumpulkan bukti-bukti kegiatan/transaksi belanja dan dicatat dalam aplikasi sesuai pelaksanaan kegiatan di lapangan.
   7. Sekretaris atau Kepala Desa menyetujui laporan pertanggungjawaban yang dikirimkan TPK. Sampai tahap ini, serapan anggaran untuk kegiatan yang diajukan tercatat sudah terealisasi.

Hingga akhir proses pelatihan, beberapa peserta menyadari bahwa dokumen perencanaan hingga penganggaran masih banyak yang belum konsisten. Seringkali dokumen RKPDesa dan APBDesa cukup jauh lepas dari apa yang sudah direncanakan dalam RPJMDesa. Selain itu peran pengelolaan keuangan desa selama ini bertumpu pada satu aktor saja, yaitu Sekretaris atau Bendahara. Untuk itu, aplikasi keuangan desa membantu konsistensi perencanaan dan SOP keuangan desa untuk meningkatkan proses akuntabilitas pengelolaan keuangan desa.

Sumber:https://sekolahdesa.or.id/pentingnya-sop-dalam-pemanfaatan-aplikasi-keuangan-desa-mitradesa/